威廉希尔亚洲公司外宾接待经费管理办法

 

第一章  总  则

第一条  为进一步规范学校外宾接待工作，加强威廉希尔亚洲公司外宾接待经费管理，强化预算监督，根据国家财政部、教育部等相关文件及学校精神，特制定本办法。

第二条  本办法适用于威廉希尔亚洲公司各党政机构、群团组织、直属附属单位及学院、科研机构等单位为主体的接待国外、港澳台来宾行为。使用可报销外宾接待费的科研经费项目接待外宾，其经费标准可参考本办法执行。

第三条  外宾接待需坚持服务国家外交及学校国际化战略、友好对等、务实节俭的原则。

第二章  计划审批及预算管理

第四条  各单位邀请外宾来访应制定相应接待计划，填写《外宾接待计划审批表》，由各单位相关负责人审批；需要校领导出席的外宾接待，应报国际事务部，由国际事务部及学校办公室协调校领导出席。未经批准或授权，不得对外发出正式邀请或作出承诺。接待计划应当明确外宾组团中由我方招待的人数、天数，费用开支范围以及资金来源、列支渠道、预算等。计划编制必须严格控制在年度外宾接待费预算内，不得突破。

第五条  各单位应加强外宾接待费预算管理，外宾接待费应纳入部门的预算，单独列支。要控制预算规模，在核定的年度外宾接待费预算内安排外宾接待活动，不得超预算或无预算安排外宾接待。

第六条  对应邀来华的外宾，各单位应当根据互惠对等原则或外事交流协议等接待，区分为全部招待、部分招待和外宾自理。 无互惠对等原则及外事交流协议的，招待天数不得超过5天（含抵、离境当天），招待人数可按内部规定执行，超出规定天数和人数的，一律由外宾自理。

第三章  开支范围及标准

第七条  外宾接待经费开支范围主要包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。外宾接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费。

第八条  住宿费按以下办法执行：

（一）外宾住宿应当注重安全舒适，不追求奢华。副部级（含）、大学董事长及以上人员率领的外宾代表团，可安排在五星级、四星级宾馆；副部级（不含）、副董事长级及以下人员率领的代表团以及其他一般外宾代表团，安排的宾馆最高不超过四星级。

（二）外宾住房标准：副部级、大学董事长及以上人员可安排套间，其他人员安排标准间。

第九条  日常伙食费按以下办法执行：

（一）外宾日常伙食招待应当注意节俭，严格根据伙食费标准选择菜品，提倡采用自助餐等形式。

（二）外宾日常伙食费（含酒水、饮料）标准：国家元首、政府首脑级每人每天600元；副总统、副总理和正、副议长级每人每天550元；正、副部级、大学董事长每人每天500元；其他人员每人每天300元。

第十条  宴请费按以下办法执行：

（一）宴请外宾严禁讲排场，原则上安排宴请学校内部的宾馆和招待所，不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。除宴会外，提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。

（二）外宾宴请费（含酒水、饮料）标准：公司董事长、书记出面举办的宴会，每人每次400元；副董事长、副书记及以下人员出面举办的宴会，每人每次300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。

（三）外宾在华期间，宴请不得超过2次，包含与有关单位联合安排的宴请。

第十一条  交通费按以下办法执行：

（一）外宾用车应当根据实际情况安排，除少数重要外宾乘坐小轿车外，其他外宾可视人数多少安排小轿车、中巴士或大巴士。在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆。

（二）接待外宾确需租用车辆的，接待各单位应当与资质合格、运营规范的汽车租赁公司签订租赁合同。

（三）外宾赴校区所在地之外的城市访问时，应当按级别乘坐相应等级标准交通工具，副部长、董事长级及以上外宾可提供飞机头等舱、轮船一等舱和火车软席（含高铁/动车商务座、全列软席列车一等座、火车高级软卧），其他人员可提供飞机经济舱、轮船二等舱和火车软席（含高铁/动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧）。

（四）确因工作需要并经接待单位领导批准，外方主宾的重要随行人员可随主宾乘坐相应舱位，原则上按随行不超过1人来安排。

（五）外宾途中伙食费按日常伙食费标准执行。

第十二条  对外赠礼按以下办法执行：

（一）对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有威廉希尔亚洲公司特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大方，不求奢华。

（二）赠礼对象仅为外方团长，必要时可包括主要陪同人员，原则上赠礼1次，不得重复赠礼。如外方赠礼，可按对等原则回礼。

（三）对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。赠礼方或受礼方为副部级（含）、大学董事长及以上人员校的，每人每次礼品不得超过400元；赠礼方或受礼方为副董事长职务的，每人每次礼品不得超过200元；其他人员，可视情况赠送小纪念品。

（四）对来访的知名友好人士、社会名流、专家学者，确有必要赠礼的，按照董事长标准执行。

第十三条  外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用，均由外宾自理。

 

第四章  陪同人员及经费管理

第十四条  我方陪同人员人数，应根据接待要求，当从严掌握。接待国家元首、政府首脑级外宾的重大外交外事活动，公司参加宴请的人数应当根据礼宾要求安排。其他宴请，外宾5人（含）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。

第十五条  陪同外宾赴校区所在地之外的城市访问期间，陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照《威廉希尔亚洲公司差旅费管理办法》的有关规定执行，并由所在单位负担。确需与外宾同餐、同住、同行的，经所在单位领导批准，可按对应的外宾接待标准实报实销。

第十六条  接待工作人员在接待活动期间，确因工作需要不能按时用餐的，经接待单位领导批准，可以领取误餐补助，标准为每人每次50元。

 

  

第五章  支出责任及经费来源

第十七条  外宾接待活动原则上由邀请单位负担经费。学校邀请的外宾团组经费支出由国际事务部具体负责；各单位邀请的外宾团组经费支出由各单位负担。

第十八条  由院系等相关单位邀请的外宾团组，来访期间确需由校领导接待的，学校可承担一次会见及宴请的费用。由学校邀请的外宾团组，如需到院所等相关单位访问的，应当事先在接待方案中明确划分学校与院所等相关单位分别承担的接待费用。

 

第六章  报销方法

第十九条  外宾接待活动结束后，接待单位须在10个工作日内如实填写接待清单(见附件)，并由相关负责人审签。接待清单包括接待对象的单位、姓名、职务和外事活动项目、时间、场所、费用等内容。

    第二十条  接待费报销凭证应当包括财务票据、接待审批单及接待清单。凭证不全或不符合有关规定的，财务部不得报销。

第七章  监督检查

第二十一条  除涉密内容和事项外，外宾接待经费的预决算应当按照有关规定，及时

接待管理和经费使用情况的监督检查。各单位应如实提供相关资料，主动配合接受检查，并认真落实检查意见。

第二十三条  违反本办法规定，有下列行为之一的，按照国家及学校有关规定，责令整改，追回资金，并追究有关人员责任：

1．擅自提高接待开支标准的；

2．计划未经批准接待外宾的；

3．违规扩大外宾接待开支范围，或报销与接待无关的费用的；

4．虚报外宾接待级别、人数、天数，套取接待经费的；

5．使用虚假发票报销接待费用的；

6．其他违反本办法的行为。

 

第八章  附  则

第二十四条  在华举办国际会议涉及的外宾接待费用管理按照在华举办国际会议的有关规定执行。

 第二十五条  本办法由国际事务部、财务部等相关部门负责解释。

 第二十六条  本办法自2014年5月1日起施行。 

 

附件：1.外宾接待计划审批表

            2.威廉希尔亚洲公司外宾接待清单